Processi HR: l’AI a favore dell’efficienza e della customer experience

Le aziende sono alle prese con un numero sempre più alto di utenti e dati da gestire, complicando le cose alle aziende che devono garantire una User Experience efficace da un lato e la massima sicurezza dall’altro. Questo vale anche per i reparti risorse umane, che trovandosi ad operare in un mercato sempre più competitivo e complesso, evidenziano l’esigenza di migliorare l’intero processo HR.

È in questo contesto che la procedura di Digital Onboarding diventa sempre più importante: parliamo della digitalizzazione dei processi volti ad accogliere le risorse nella tua azienda in modo sicuro, facile e affidabile.

Digitalizzazione e Intelligenza Artificiale: un alleato lungo tutte le fasi del processo HR

Il Digital Onboarding è un processo complicato, che può essere completamente supportato dall’AI e dall’automazione per migliorarne i tempi e i risultati, lasciando più tempo alle risorse umane per attività di valore, come ad esempio avere più tempo da dedicare ai candidati e ai colloqui, piuttosto che fare valutazioni mirate sui percorsi di crescita e sulla formazione della persona, sia in fase di onboarding, sia durante tutta la vita del lavoratore.

Diamo uno sguardo alle 3 fasi di onboarding che possono essere migliorate con un progetto di digitalizzazione dei processi:

1. Gestione dell’anagrafica: in quanto molto ripetitiva, questa è una delle attività che richiedono più tempo. Questa ripetitività può essere eliminata automatizzando i processi, permettendo così di risparmiare tempo e risorse
   • Verifica ID: viene verificata la qualità dell’immagine, identificato il tipo di documento (es. carta d’identità, passaporto, ecc)
   • Controllo dei documenti: per analizzare e verificare documenti (quali ID, CV, Cover Letter, ecc), catalogarli secondo formato, lingua, ruolo, settore, ecc
   • Estrazione e integrazione dati: i dati vengono estratti automaticamente ed inseriti nel database / CRM aziendale
2. Firma: per firmare digitalmente qualsiasi contratto richiesto, utilizzando firme elettroniche legalmente vincolanti
3. Contract Delivery: per consegnare all’utente il contratto di onboarding, certificando sia il processo di consegna, sia il relativo contenuto.

I vantaggi

Anche se le politiche aziendali possono richiedere a un operatore umano di confermare i documenti e i dati, l’uso dell’Intelligenza Artificiale e Machine Learning migliorerà enormemente l’efficienza. Ma non solo, digitalizzando il processo di onboarding l’azienda garantisce anche:

• un impatto sul tempo impiegato nella gestione dei documenti, che diminuisce considerevolmente
• la possibilità per i candidati e i responsabili di valutare e firmare un contratto in qualsiasi luogo e momento, velocizzando il processo
• un processo più sostenibile, andando a ridurre notevolmente la quantità carta e di spedizioni che si devono fare
• una semplificazione delle esperienze dei candidati
• una maggiore mobilità interna, che valorizza gli sforzi dei recruiter
• più tempo a disposizione delle risorse umane per valutare e mettere in campo delle azioni concrete, più che investire tempo nella gestione dei processi
• la possibilità di integrare i dati e i processi con il CRM per gestire meglio le attività di marketing/recruiting e attirare talenti targettizzati.

Considerazioni finali

L’implementazione di processi digitali nelle fasi di onboarding delle risorse consente di ottimizzare il processo di recruiting. Ciò avviene non solo riducendo lo spreco di risorse fisiche (vedi l’elevata quantità di carta normalmente utilizzata), ma soprattutto riducendo il tempo necessario alla gestione del processo, permettendo, così, alle risorse umane di spostare il focus sullo sviluppo di attività a più alto valore aggiunto. Questa riduzione delle attività meccaniche ripetitive crea, di conseguenza, più spazio per strutturare attività che si focalizzano sul benessere e la vita dei dipendenti all’interno dell’azienda.