Quali soluzioni tecnologiche hanno oggi le aziende a disposizione per migliorare i processi interni?

Un obiettivo irrinunciabile per ogni impresa che persegua l’ottimizzazione continua delle performance interne al proprio business è quello di riuscire a identificare, e quindi eliminare, le inefficienze di processo. Anche se spesso non immediatamente visibili, esse costituiscono una delle componenti di spesa più rilevanti e, se non individuate per tempo, il loro impatto può nel lungo periodo sedimentarsi fino a generare notevoli danni alla produttività dell’intera azienda.

 

Per intervenire sulle inefficienze e quindi puntare all’ottimizzazione dei processi aziendali, le imprese devono tendere al raggiungimento di 4 fondamentali obiettivi:

 

1. Ridurre i costi fissi

 

I costi fissi costituiscono una componente di spesa imprescindibile per il normale svolgimento delle attività aziendali. Sulla loro adeguatezza ci si interroga spesso, ma senza necessariamente in seguito apportare i dovuti aggiustamenti. Ridurli non è semplice, perché richiede un’analisi attenta e costante delle risorse in uscita, fino a individuare con precisione quelle spese inutili o eccessive che impattano sulla redditività.

 

2. Automatizzare i processi ripetitivi 

 

Le aziende vivono di processi. Per il corretto funzionamento di alcuni di essi la componente umana è tuttora pressoché insostituibile. Tuttavia, molti altri sono fatti di operazioni e attività ripetitive (inserimento dati, reportistica, preventivazione, etc.) per le quali l’intervento umano è spesso assai superfluo. 

 

Automatizzarle permette di semplificare i processi e contemporaneamente risparmiare tempo da poter dedicare ad altre attività. L’automazione inoltre elimina la componente di errore umano e migliora la produttività e l’accesso alle informazioni.

 

3. Valorizzare il personale

 

Lo sviluppo di ogni business è intimamente connesso con l’efficienza e le capacità messe in campo dal personale attivo nei diversi processi aziendali. Motivare e valorizzare le persone  nello svolgimento del proprio lavoro è essenziale per ottenere da esse performance in linea con le attese aziendali.  

 

È utilissimo allora dotare il personale di sistemi aziendali in grado di agevolare il fluido svolgimento delle attività, di sollevarlo dallo svolgimento di attività ripetitive e di scarso valore aggiunto, per permettergli di lavorare esprimendo al meglio competenza e talento.

 

4. Migliorare la sinergia tra i collaboratori

 

Centralizzare e condividere tutta l’informazione aziendale attraverso i vari reparti è un aspetto cruciale per la crescita di ogni business perché permette a tutti i dipendenti di collaborare in modo più efficace.

 

La condivisione è favorita dall’uso di sistemi aziendali in grado di far circolare agevolmente le informazioni in modo trasversale all’interno dell’azienda. Essi inoltre forniscono strumenti (chat, dashboard, insights e report condivisi) adatti a consentire un miglior coordinamento tra i vari team nel raggiungimento degli obiettivi, lavorando, in sintesi, per la costruzione di un ecosistema che generi sinergie e a valore aggiunto per tutto il business. 

 

Come migliorare i processi aziendali

 

L’efficientamento dei processi aziendali è realizzabile solo attraverso una corretta e profonda analisi delle dinamiche interne, volta a ricercare quelle inefficienze responsabili di causare rallentamenti a tutto il sistema. Se realizzata nel modo giusto, quest’analisi può trasformare completamente il volto di un’azienda, sia agli occhi dei collaboratori che a quello dei consumatori. 

 

Di fronte a una sfida di questo tipo, tuttavia, anche le aziende più strutturate possono trovarsi impreparate perché una disamina così puntuale è spesso difficile se operata da chi è parte del processo. È questo il caso in cui per migliorare i processi aziendali è necessario rivolgersi a chi è in grado di offrire una consulenza concreta e personalizzata. 

 

Il primo passo lungo il complesso percorso di efficientamento dei processi aziendali è quello di scegliere una consulenza in grado di affiancare le aziende nell’individuazione dei problemi e delle loro soluzioni – tecnologiche e di processo. Si parte dall’analisi del business nel suo complesso per individuare tutte le aree critiche e proporre soluzioni strutturate e integrate tra loro, per rendere automatici i processi più ripetitivi e facilitare la collaborazione tra le risorse.

 

Nel ruolo di partner certificato Salesforce, Quix propone alle aziende una delle migliori soluzioni tecnologiche sul mercato, un software completo, perfettamente scalabile e integrabile con i processi aziendali di ogni azienda (vedi il progetto realizzato da Quix per Bolzoni, uno dei principali produttori mondiali di carrelli elevatori e piattaforme elevatrici) che permette di raggiungere tutti gli obiettivi previsti nell’ottica dell’efficientamento dei processi aziendali.

 

Ma ottimizzare l’esperienza aziendale dei dipendenti è possibile anche attraverso lo sviluppo di una serie di specifici strumenti che possono agevolare e rendere più fluidi i processi interni del loro lavoro. Un valido aiuto può arrivare da applicativi web e mobile realizzati ad hoc e dedicati alla formazione o al miglioramento dell’organizzazione interna tra i dipendenti (vedi i casi di successo di Signorvino o Manpower), o dai portali aziendali che favoriscono lo scambio delle informazioni tra le diverse unit in tempo reale. O, ancora, di grande supporto sono oggi gli assistenti virtuali, progettati tramite interfacce conversazionali e algoritmi di intelligenza artificiale. Si tratta di soluzioni in grado di svolgere automaticamente diverse azioni, come nel progetto realizzato da Quix per Credem Banca, simulando un dialogo realistico ed efficace tra i collaboratori e di offrire supporto interno, ad esempio, nelle funzioni delle risorse umane) dell’assistenza ai clienti e del reparto IT.